ЗУПИНЕННЯ РЕЄСТРАЦІЇ (БЛОКУВАННЯ) ТА ВІДМОВА В РЕЄСТРАЦІЇ ПОДАТКОВИХ НАКЛАДНИХ: ЯК ДІЯТИ БІЗНЕСУ?
Аналіз підстав зупинення реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування та алгоритму дій платника ПДВ для їх розблокування й оскарження відмови в реєстрації
Жабський Владислав – адвокат, співкеруючий партнер Адвокатського об’єднання «ЕЛБЕЙС», голова комітету із захисту бізнесу Української комплаєнс асоціації
Житинський Олексій – юрист Адвокатського об’єднання «ЕЛБЕЙС»
В умовах воєнного стану, постійних змін податкового законодавства та посилення податкового контролю з боку держави зупинення реєстрації податкових накладних залишається одним із найболючіших для українського бізнесу. Це пояснюється тим, що незареєстрована податкова накладна може призвести до невиконання договірних зобов’язань, втрати довіри та припинення співпраці з контрагентом і, як наслідок, підвищення ризиків штрафних санкцій – як за договором, так і з боку податкового органу. Помилки в підготовці пояснень, несвоєчасне подання документів, нерозуміння процедур адміністративного чи судового оскарження можуть призвести до втрати податкового кредиту.
У цій статті ми детально розглянемо алгоритм дій бізнесу у разі зупинення та відмови в реєстрації податкових накладних, адже його розуміння є критично важливим для власників, бухгалтерів та фінансових менеджерів.
Податкова накладна та етапи її реєстрації.
Податкова накладна є звітним податковим документом i одночасно розрахунковим документом та, згідно з п.п. 201.10 Податкового кодексу, є підставою для формування податкового кредиту. Платник ПДВ має право зменшити суму своїх податкових зобов’язань на суму ПДВ за умови, що податкова накладна/розрахунок коригування (далі – ПН/РК) належним чином зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Якщо ж податкова накладна не зареєстрована, сума ПДВ не може бути включена до складу податкового кредиту навіть у разі фактичного отримання товарів чи послуг.
На сьогодні всі питання зупинення, відмови в реєстрації ПН, а також процедура оскарження такого рішення в адміністративному порядку врегульована ПКУ, Порядком зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН (постанова КМУ від 11.12.2019 №1165 зі змінами – далі «Порядок зупинення реєстрації ПН/РК»), Порядком прийняття рішень про реєстрацію/ відмову в реєстрації податкових накладних / розрахунків коригування в ЄРПН (наказ Мінфіну від 12.12.2019 №520 зі змінами – далі «Наказ Мінфіну №520»), а також Порядком розгляду скарги щодо рішення про відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН, про неврахування таблиці даних платника податку на додану вартість, про відповідність платника податку на додану вартість критеріям ризиковості платника податку (постанова КМУ від 11.12.2019 №1165 зі змінами – далі «Порядок розгляду скарги»).
Втім, насамперед варто коротко розглянути етапи автоматичної перевірки податкової накладної при реєстрації.
Перший етап – перевірка ПН/РК на відповідність ознакам безумовної реєстрації. Перелік таких ознак (усього їх 7) установлений пунктом 3 Порядку зупинення реєстрації ПН/РК. Серед них:
– одночасне виконання п’яти наступних умов:
i. місячний обсяг ПН не перевищує 1 млн. грн;
ii. обсяг постачання на одного отримувача не перевищує 100 тис. грн/міс.;
iii. сума сплаченого ПДВ за минулий місяць перевищує 40 тис. грн.;
iv. сума задекларованого за останній звітний період ПДВ перевищує 40 тис. грн.;
v. керівник займає таку посаду не більше ніж в 5 компаніях;
– платник задекларував і сплатив значний розмір ПДВ (більш ніж 10 млн. грн) за останні 12 місяців;
– у ПН/РК відображено лише ті операції (за кодами УКТЗЕД/ДКПП), які були зазначені в раніше поданій і прийнятій податковою таблиці даних платника податку, який не має статусу ризиковості;
– ПН складено щодо певних операцій (їх перелік варто звіряти в пп. 5 п. 3 Порядку) – ця ознака застосовується тільки під час дії воєнного стану і лише до мікропідприємств/малих підприємств, які здійснюють діяльність у сфері СГ/рибальства/харчової промисловості – повний перелік «пільгових» КВЕД радимо звіряти в пп. 5 п. 3 Порядку зупинення реєстрації ПН/РК;
– сума операції ПН/коригування не перевищує 10 тис. грн, немає статусу ризиковості і керівник займає таку посаду не більш ніж в 5 компаніях.
Якщо ПН не відповідає жодній із зазначених ознак, вона не реєструється автоматично та переходить до другого етапу перевірки.
Другий етап – перевірка платника на наявність рішення про його відповідність критеріям ризиковості. За наявності такого рішення реєстрація ПН/РК зупиняється, а з повним переліком критеріїв ризиковості (всього їх 8) можна ознайомитися в Додатку 1 до Порядку зупинення реєстрації.
Третій етап – якщо платник не «ризиковий», далі здійснюється його перевірка на відповідність показникам, за якими визначається позитивна податкова історія платника (всього їх 9). З їх переліком можна детально ознайомитися у Додатку 2 до Порядку зупинення реєстрації ПН/РК. Якщо коротко, то критеріями позитивної податкової історії є наступні:
– обсяг зареєстрованих ПН у поточному місяці не перевищує 3 млн. грн за умови, що обсяг постачання товарів/послуг, зазначений у ПН/РК в поточному місяці за операціями з одним отримувачем – платником податку, не перевищує 500 тис. грн та керівник такого платника займає аналогічну посаду не більше ніж у 5 платників;
– стабільний асортимент придбаних товарів – у зареєстрованих ПН/РК за останні 6 місяців відображено обсяг операцій з придбання та постачання товарів/послуг, які становлять не менше 75 % загального обсягу у цьому періоді;
– залишкова вартість основних засобів у звітності для платників податку на прибуток підприємств становить не менше 5 млн. грн;
– площа землі, яка перебуває у власності або оренді платника становить не менше 200 га (для орендованої землі комунальної та/або державної власності – не менше 0,5 га);
– за останні 12 місяців платник сплатив ПДФО на 1 працівника в сумі, що перевищує 2 розміри суми такого податку з мінімальної ЗП, при цьому середньомісячна чисельність працівників має бути не менше ніж 5 осіб;
– платником та його відокремленими підрозділами за попередній звітний рік загалом сплачено ЄСВ та податків, адміністратором яких є ДПС, у сумі більше 10 млн. грн;
– платником та його відокремленими підрозділами за останні 12 міс. сплачено ПДВ з вироблених в Україні товарів (робіт, послуг) на суму більше 1 млн. грн;
– платником подані пояснення та копії документів щодо всіх зупинених (до 180 днів) ПН/РК, а також щодо всіх ПН/РК, за якими настав граничний строк розгляду поданих пояснень та копій документів прийнято рішення про реєстрацію (регіональна комісія) або задоволення скарги (центральна);
– протягом 36 послідовних звітних (податкових) періодів, що передують поточному місяцю, виконуються одночасно такі умови:
– відсутня заборгованість зі сплати ЄСВ та податків, адміністратором яких є ДПС;
– податкова звітність та звітність щодо ЄСВ подана вчасно;
– ПН/РК подана для реєстрації вчасно;
– середньомісячний обсяг постачання, зазначений платником ПН/РК, зареєстрованих у Реєстрі, перевищує 500 тис. гривень.
Якщо платник податку відповідає хоча б одному з визначених показників, ПН/РК такого платника податку підлягає реєстрації.
Четвертий етап – оцінка операцій на відповідність критеріям ризиковості. Якщо платник податку не відповідає жодному з показників, за якими визначається позитивна податкова історія, операції, відображені в ПН/РК такого платника, перевіряються на відповідність критеріям ризиковості здійснення операцій. Якщо такі операції відповідають хоча б одному з шести критеріїв, визначених Додатком 3 до Порядку зупинення реєстрації ПН/РК, реєстрація ПН/РК зупиняється.
До основних причин «блокування» ПН/РК слід віднести:
1. віднесення підприємства до категорії ризикових платників;
2. відсутність позитивної податкової історії;
3. виявлення ризикових операцій;
4. невідповідність ПН встановленим критеріям.
Розглянемо алгоритм дій платника ПДВ у разі отримання повідомлення про зупинення реєстрації ПН/РК.
Крок 1. Подання письмових пояснень та підтвердних документів до відповідної комісії ДПС регіонального рівня.
Якщо система зупинила реєстрацію ПН/РК, платнику в автоматичному режимі направляється квитанція про зупинення реєстрації ПН/РК в ЄРПН, у якій зазначено критерій (критерії) ризиковості платника податку та/або ризиковості здійснення операцій, на підставі якого (яких) зупинено реєстрацію (п.п. 10-11 Порядку зупинення реєстрації ПН/РК)
Отримавши таку квитанцію, платник протягом 365 календарних днів, що настають за датою складання ПН/РК, має право направити до комісії регіонального рівня інформацію та копії документів, що підтверджують реальність здійснення операції, відображеної у ПН/РК. Такими документами можуть бути (їх перелік не є вичерпним):
– первинні документи щодо постачання/придбання товарів/послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складські документи, інвентаризаційні описи, у тому числі рахунки-фактури / інвойси, акти приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм і галузевої специфіки, накладні;
– розрахункові документи та/або банківські виписки з особових рахунків;
– документи щодо підтвердження відповідності продукції (декларації про відповідність, паспорти якості, сертифікати відповідності), наявність яких передбачено договором та/або законодавством.
У поясненнях доцільно:
– належним чином обґрунтувати фактичну спроможність підприємства здійснювати відповідний вид господарської діяльності, підтвердити наявність достатніх трудових і матеріально-технічних ресурсів, а також надати розгорнутий опис господарської операції, відображеної в ПН/РК;
– чітко пояснити підстави виникнення податкового зобов’язання та причини складання і подання відповідної ПН/РК;
– послідовно викласти весь ланцюг подій від укладення договору до проведення розрахунків;
– сформулювати прохання про реєстрацію ПН/РК як такої, що складена з дотриманням вимог чинного законодавства та підтверджує фактичне здійснення господарської операції.
Втім, блокування однієї ПН відбувається доволі рідко – як правило, зупиняється реєстрація всіх ПН щодо операцій з «проблемним» контрагентом, або взагалі всіх ПН ризикового платника. Якщо блокування стосується більше двох ПН, доцільно подавати пояснення не щодо кожної з них окремо, а таблицю даних платника податку (за встановленою формою – додаток 5 до Порядку зупинення реєстрації ПН/РК). Цей документ дає змогу податковим органам краще зрозуміти особливості роботи підприємства, товарів/послуг, які воно закуповує та реалізуєте надалі. Врахована таблиця даних платника ПДВ створює умови для автоматичної реєстрації ПН, що зменшує навантаження на суб’єктів господарювання. Таблицю бажано супроводити поясненнями до неї. У таких поясненнях слід відобразити наступне:
– види економічної діяльності відповідно доКВЕД;
– перелік товарів/послуг, що постачаються та/або придбаваються (отримуються) платником (назва товару/послуги, код згідно з УКТ ЗЕД / Державним класифікатором), обсяги постачання, сума реалізації, наявність підрядників/субпідрядників та реквізити договорів із ними;
– інформацію про наявні основні засоби (власні та орендовані);
– обставини, на які слід звернути увагу під час оцінки показника ПДВ (загальні обсяги експортно-імпортних операцій, наявність кредитних договорів тощо);
– основні покупці продукції;
– середньорічна кількість найманих працівників та середній розмір заробітної плати;
– загальна сума сплачених у попередньому звітному році сум ЄСВ, податків і зборів, контроль за справлянням яких покладено на ДПС;
– висновок про реальність здійснення господарських операцій за відповідними видами діяльності та прохання врахувати надану інформацію з таблиці даних платника податку.
Відповідно до п. 9 Наказу Мінфіну №520 за результатами розгляду поданих письмових пояснень та копій документів комісія регіонального рівня протягом 5 робочих днів, що настають за днем отримання пояснень та копій документів, може:
1. прийняти рішення про реєстрацію ПН/РК в Реєстрі та надіслати його платнику податку засобами електронного зв’язку в електронній формі;
2. надіслати повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів за формою згідно з додатком 2 до Наказу Мінфіну №520 з пропозицією щодо надання платником додаткових пояснень та копій документів на підтвердження інформації, зазначеної у ПН/РК;
Тут слід зазначити, що хоча відповідно до Наказу Мінфіну №520 подання додаткових пояснень є правом платника, однак Касаційний адміністративний суд в постановах від 30.01.2026 р. (справа № 260/224/24 та від 13.02.2026 р. (справа № 300/2087/24 дійшов висновку, що ненадання платником податку додаткових пояснень та документів, прямо й конкретно витребуваних контролюючим органом у межах процедури зупинення реєстрації ПН/РК, є самостійною та достатньою підставою для прийняття рішень про відмову в їх реєстрації за умови, що податковим органом дотримано вимог законодавства щодо змісту, форми та мотивованості відповідного повідомлення. Відмова в реєстрації ПН у цьому випадку є не проявом надмірного формалізму з боку податкового органу, а наслідком невиконання платником податку встановленого законом процесуального обов’язку.
3. рішення про відмову в реєстрації ПН / РК в Реєстрі у разі надання платником податку копій документів, складених / оформлених із порушенням законодавства.
Крок 2. Подання скарги на рішення про відмову в реєстрації ПН/РК.
Рішення комісії регіонального рівня про відмову в реєстрації ПН/ РК в Реєстрі може бути оскаржено в адміністративному або судовому порядку.
Скарга до комісії центрального рівня подається протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення комісією. Обов’язкові реквізити такої скарги визначені пунктом 10 Порядку розгляду скарги.
Платник податку, який подав скаргу, має право брати участь у розгляді матеріалів скарги особисто або через свого представника в режимі відеоконференції для надання усних пояснень.
Комісія центрального рівня розглядає скаргу протягом 10 або 30 календарних днів залежно від того, чи брав участь платник у розгляді скарги.
У разі прийняття позитивного рішення – скасування рішення комісії регіонального рівня – здійснюється реєстрація ПН/РК. Якщо ж прийнято рішення, яке не задовольняє платника, останній має право звернутися до суду.
Крок 3. Подання позову до адміністративного суду.
Рішення про відмову в реєстрації (не плутати з «блокуванням» – зупиненням реєстрації) ПН/РК в ЄРПН можна оскаржити до суду.
Позов про визнання протиправним та скасування рішення комісії регіонального рівня про відмову в реєстрації ПН/РК в ЄРПН і зобов’язання ДПС зареєструвати в ЄРПН податкову накладну за датою фактичного подання подається платником податків до окружного адміністративного суду. Що стосується територіальної юрисдикції, то в таких справах ч. 1 ст. 25 КАС України надає позивачу право вибору підсудності, хоча на практиці місцезнаходження платника і територіального органу ДПС збігаються.
Зауважимо, що строки звернення до адміністративного суду через воєнний стан НЕ зупиняються, що не позбавляє платника можливості звернутись до суду з клопотанням про визнання причин пропуску строків звернення поважними та їх поновлення.
Слід також розуміти, що в разі оскарження рішення комісії регіонального рівня одразу до суду платник, згідно з положеннями статті 122 КАС України, має 6 місяців для звернення до суду. Якщо ж платник скористався механізмом оскарження до ДПС, строк звернення до суду скорочується до 3 місяців з дня вручення рішення комісії центрального рівня. Незважаючи на те, що ДПС України далеко не завжди стає на сторону платника, ми все ж рекомендуємо не нехтувати можливістю адміністративного оскарження – вже на цій стадії можна зібрати ґрунтовну доказову базу, ознайомитися з позицією ДПС України та, як наслідок, краще підготуватися до потенційного судового оскарження.
Розгляд справи в суді першої інстанції може тривати в середньому від 6 до 18 місяців з урахуванням завантаженості конкретного адміністративного суду. Водночас за наявності сильної правової позиції та належної доказової бази звернення до суду може бути набагато ефективнішим інструментом захисту, ніж адміністративне оскарження.
За результатами судового розгляду суд може:
1. визнати протиправним та скасувати рішення комісії регіонального рівня про відмову в реєстрації ПН/РК в ЄРПН і зобов’язати ДПС України зареєструвати ПН/РК в ЄРПН у день її подання на реєстрацію;
2. відмовити в задоволенні позову.
У разі задоволення позову або відмови в його задоволенні у сторін виникає право на апеляційне оскарження шляхом подачі апеляційної скарги до апеляційного адміністративного суду протягом тридцяти днів з дня проголошення рішення чи складання його повного тексту.
Ключові висновки та рекомендації платникам
З метою автоматичної та безпроблемної реєстрації ПН/РК підприємствам, які є платниками ПДВ, варто дотримуватись наступних рекомендацій:
1. Контролюйте відповідність ПН/РК критеріям безумовної реєстрації: заздалегідь переконайтеся, що Ваша ПН/РК відповідає цим умовам, щоб мінімізувати ризики.
2. Подбайте про позитивну податкову історію: вчасно сплачуйте податки, не допускайте прострочення термінів подання податкової звітності, працюйте з надійними контрагентами.
3. Своєчасно оновлюйте дані про своє підприємство: слід оперативно вносити інформацію про будь-які зміни у видах діяльності, КВЕД або інших реєстраційних даних до офіційних реєстрів.
4. Подайте таблицю даних платника ПДВ: це один із найефективніших способів запобігти «блокуванню» ПН/РК, адже під час автоматичної перевірки система порівнює коди товарів і послуг, зазначені у ПН/РК, з кодами, внесеними до Таблиці даних. Якщо вони збігаються, ризик блокування накладної значно зменшується.
5. Зберігайте належну документацію, яка підтверджує проведені операції. В разі потреби це дозволить надати пояснення та документально підтвердити господарську операцію, відображену у зупиненій ПН/РК.
Якщо ж ПН/РК уже «заблокували», рекомендується дотримуватися наступної послідовності дій:
1. Перевірте повідомлення в електронному кабінеті – з’ясуйте причину блокування.
2. Залучіть компетентних податкових юристів, які зможуть підготувати пояснення та документи, щоб довести реальність операції, а в разі необхідності – ефективно оскаржити відмову в реєстрації ПН/РК в адміністративному та судовому порядку.
11.05.2026
